11 лист ознакомления с локальными нормативными актами. Лист ознакомления с локальными нормативными актами образец

Документооборот, разрабатываемый в организации и необходимый для оформления отношений между персоналом и руководителем, организации технологического процесса, формирования связей называют нормативными актами . К ним относят разного рода приказы, правила, распоряжения.

Сфера действия нормативных актов распространяется только на организацию, внутри которой они подписаны. Они могут быть временными и постоянными, но разрабатываются исключительно в рамках действующего законодательства и призваны не нарушать права человека.

В обязанность каждого сотрудника входит ознакомление с нормативами осуществления деятельности компанией. Это позволяет узнать правила , в соответствии с которыми осуществляется деятельность, условия, возлагаемые обязанности, имеющиеся полномочия и права.

Что представляет собой

Когда сотрудник организации ознакамливается с необходимым документооборотом сведения об этом вносятся в специальный лист .

При возникновении спорных вопросов и привлечении трудовой инспекции он является прямым доказательством согласия работника с нормативными актами, его ознакомления с условиями трудоустройства. В качестве основного доказательства служит подпись, недопустимо подделывать ее или пропускать сотрудника на предприятие без нее в бланке листа.

Кого это касается

Персонал компании нет необходимости ознакомлять со всей нормативной документацией, особенно с той, которая в рамках обязанностей не имеет значения. Не все руководители разграничивают круг лиц, в связи с этим ошибочно попадают в список :

сотрудники, трудоустройство которых осуществляется в рамках аутсорсинга или аутстаффинга;
те, кого положения нормативов не затрагивают;
оказывающие услуги на основании гражданско-правового договора;
персонал контрагентов.

Постороннее лицо можно только информировать, но нести ответственность за несоблюдение требований оно не будет. Положения о материальной ответственности обязаны знать те, на кого она в рамках компании налагается. Кадровый персонал ознакамливается с условиями оформления кадров, документов и т.д.

Если материально ответственное лицо отказывается ознакамливаться с нормативами и подписывать лист, он в последствии освобождается от наказания. Только руководитель вправе решать, будет ли он дальше сотрудничать или в предоставлении рабочего места откажут человеку, поскольку привлечь его в дальнейшем будет невозможно.

Структура документа

Структура может формироваться двумя допустимыми подходами. Если лист прилагается к трудовому договору тогда, подпись на нем ставится в единственном экземпляре, сотрудником, с которым был подписан контракт. В перечень нормативных актов входят лишь те, что распространяются в рамках трудовых обязанностей конкретного сотрудника.

В теле журнала отражается:

что документ выступает как часть трудового договора и имеет реквизиты;
список распространяющихся на рабочего актов;
дата подписания.

Структура оформления требует графы для подписи .

Лист ознакомления может выступать в качестве самостоятельного документа . В этом случае в бланке ставится подпись всего персонала организации, в перечне указаны классифицированные по категориям все нормативные акты.

В этом варианте в документ должна быть включена графа, куда вносится информация относительно структурного подразделения, перечень всех сотрудников и их инициалы.

Выделено место под графу подписей, которая подтверждает факт ознакомления. Обязательно проставляется отметка, удостоверяющая заверение документа руководителем подразделения.

Зачем он необходим

В Трудовом кодексе РФ, а именно, статьях и , прописано требование, направленное руководителям организаций, которые в обязательном порядке обязаны ознакомлять своих сотрудников с действующими нормативными актами.

Проведение инструктажа важно не только в рамках законодательства, но и по другим соображениям. Компания, не ознакомившая свой персонал с требованиями к рабочему распорядку, не может предъявлять никаких требований при его нарушении . Работник не несет ответственности за последствия за нарушения правил.

Стоит сказать, что в ТК РФ нет легального определения того, что собой представляет нормативный акт. В теории под ним подразумевается документ, который неоднократно используют в отношении неопределенного круга лиц. В соответствии со статьей 8 ТК РФ , любой руководитель вправе внутри своей организации формировать подобный документооборот, в качестве исключения только физические лица.

Работодатель обязательно демонстрирует будущему сотруднику правила распорядка, положения о заработной плате, инструкцию по охране труда, требования к использованию и хранению данных. А вот должностная инструкция не входит в перечень обязательных нормативных актов, но является важной для самого сотрудника.

Законодательством страны не регламентирована форма, в соответствии с которой руководитель обязан предоставлять информацию сотруднику, как и способ фиксации его подписи. Если человек трудится удаленно, допустимо использовать электронную версию и подпись.

Стоит понимать, что законодатель никак не регламентировал, в какой конкретно форме должно проходить знакомство с документооборотом компании. Практика и Трудовой Кодекс определили несколько механизмов и составление ознакомительного листа один из них.

Электронный вид акта не имеет юридической силы , если не проставляется квалифицированная электронная подпись. Галочки, черточки, внесение инициалов не являются фактом подтверждения.

Чаще всего подписание листа происходит в момент трудоустройства и до того, как человек будет допущен на объект для выполнения своих обязанностей. Бывают ситуации, когда разрабатывается в период текущей деятельности, тогда подпись ставится после утверждения руководителем.

Оформлен лист ознакомления может быть как приложение в трудовом договоре, в виде журнала или листа-вкладыша в личном деле.

Быстрее и проще отыскать, при возникновении спорных ситуаций, подпись сотрудника, если имеется приложение к трудовому договору. Допустимо заполнение бланка посредством компьютера или вручную.

В статье 5.27 КоАП РФ невыполнение обязанности по ознакомлению персонала с внутренними нормативными актами грозит руководителю подразделения компании административным штрафом.

Возникновение многих споров на почве трудовых отношений между сотрудником и руководителем помогает и одной, и второй стороне доказать свою точку зрения . Это одно из главных доказательств факта знания сотрудником условий трудоустройства, требований, обязанностей и прав.

Ниже представлена информация по локальным нормативным актам организации.

Какие последствия неподписания документа

Персонал вправе подписывать или не подписывать нормативный акт. Строго воспрещается принуждать подчиненного или запрещать ему ставить свою подпись в соответствующей графе. Незаконно возлагать дисциплинарное взыскание за несоблюдение воли руководителя.

Сотруднику стоит знать, что внутренние нормативные акты во многом регулируют деятельность организации, поэтому и информация, изложенная в них, полезна .

Ответственность наступает только тогда, когда работник подписал лист ознакомления, а когда это было сделано законодательство не регламентирует. Большинство компаний стараются получить подпись в момент трудоустройства и лишь некоторые в процессе трудовой деятельности.

Есть и такие, которые халатно относятся к процедуре оформления листа ознакомления с внутренними нормативными актами. Неприятности наступают, когда возникает спорный вопрос или конфликтная ситуация .

В рамках рабочего процесса составлением акта ознакомления занимается юридический отдел или кадровики. Процесс ознакомления проходит под бдительным руководством назначенного приказом руководителя лица, от которого требуется его утвердить и положить на подпись сотруднику.

С 2013 года унифицированная форма была отменена, в связи с этим сегодня акт составляется в произвольной форме по заранее составленному шаблону. От составителя требуется соблюдение структуры и правил русского языка.

В шапке прописывается:

наименование организации;
название документа;
основная суть, дата и номер.

В большинстве случаев дальше формируется таблица , в графы которой вносят номер сотрудника, ИФО, указывают должность, дату, когда произошло ознакомление. Все графы располагаются в указанном порядке, в последней ставится подпись.

Если в этом есть необходимость, количество граф увеличивают, прописывают наименование подразделения или иные примечания. При формировании одного листа ознакомления для всех работников они между собой скрепляются при помощи нити или степлера и обязательно нумеруются.

Оформлять можно на фирменном бланке предприятия или простом листе формата А4. Главное, к чему предъявляют требования – оригинальность поставленных подписей.

Не обязательно, чтобы бланк был заверен. С 2016 года юридическое лицо не обязано применять штемпельное изделие для удостоверения бумаг, за исключением случаев, когда данное требование прописано в учредительном документе.

Крупным организациям приходится нелегко при наличии филиалов по всей стране. Кадровики стараются обеспечить необходимый доступ к информации сотрудникам и рассылают нормативные акты на электронную почту, в отделение кадров представительства.

Те, в свою очередь, размещают их на информационных досках, но без подписи сотрудник не несут никакой ответственности и может прочитанное принять только в качестве дополнительной информации.

В статье 312.1 Трудового кодекса РФ установлены особенности для сотрудников, трудоустройство которых является удаленным . Обмен может осуществляться электронным путем с использованием электронной подписи. Такой документ приравнивается к тому, который оформлен на бумажном носителе.

Работник и работодатель обязаны в срок, установленный трудовым договором, отправить подтверждение о получении электронной версии листа ознакомления.

Хранится лист ознакомления в отделе кадров вместе с документом, к которому он привязан. Для этого выделяется отдельная папка . Законодательство не ограничивает сроки , но пока сотрудник трудоустроен, он должен быть в сохранности.

Дополнительная информация по оформлению представлена на видео.

В повседневной жизни акт об ознакомлении составляется не часто. Обычно факт фиксации ознакомления с содержанием того или иного документа оформляется на самом первичном документе путем проставления подписи. Или составлением , . В ряде случаев рекомендуем составить акт об ознакомлении. Когда и как это сделать – ответы на эти вопросы Вы найдете в этой статье.

Пример акта об ознакомлении

Общество с ограниченной ответственностью «ПреСтол»

ИНН 26938546 ОГРН 6694556843136,

Время составление акта: 09 час. 35 мин. (местное время)

Мною, начальником отдела кадров Общества с ограниченной ответственностью «ПреСтол» Юркович Валентин Степанович в присутствии начальника маркетингового отдела Общества Максимовой Дарьи Сергеевны и специалиста отдела кадров Новосельцевой Евгенией Николаевной составлен настоящий акт о том, что:

17 августа 2017 г. в 09 час. 35 мин. местного времени до сведения сотрудника маркетингового отдела Кривко Валерия Викторовича доведен приказ директора Общества № 97 л/с от 16.08.2017 г. о привлечении указанного работника к работе в выходной день 26 августа 2017 г.

Копия приказа получена Кривко Валерием Викторовичем 17.08.2017 г.

Начальник маркетингового отдела Максимова Д.С.

Специалист отдела кадров Новосельцева Е.Н.

Настоящий акт составил

Начальник кадрового отдела Юркович В.С.

Когда составлять акт об ознакомлении

Обязанность ознакомить человека с содержанием определенного документа часто возлагается на человека в связи с осуществлением им трудовых обязанностей. Ознакомить работника с приказом, должностной инструкцией, правонарушителя – с протоколом об административном правонарушении, с материалами дела по при поступлении соответствующего заявления и т.п.

Акт об ознакомлении часто составляется, когда с материалами знакомится не само заинтересованное лицо, а представитель по доверенности.

Так как акты – это документы, суть которых зафиксировать определенный факт, готовить их лучше с привлечением свидетелей (минимум 2). Данные о присутствующих лицах вносятся в акт и удостоверяются подписями.

Обязательные реквизиты акта об ознакомлении

Изготовляется акт на официальном бланке организации (для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей). Документ должен содержать дату, место и время составления, сведения о лице, составившем акт, наименование, реквизиты и краткое содержание информации, с которым ознакомлен гражданин. Ну и собственно фиксация факта ознакомления с информацией и подписи присутствующих лиц.

Акт об ознакомлении в зависимости от цели его составления приобщается к материалам дела и может стать при .

Работники предприятий и организаций должны в обязательном порядке знакомиться со всеми нормативно-правовыми актами, издаваемыми внутри компании.

ФАЙЛЫ

Что такое нормативные акты

К нормативным актам относят любые документы, которые разрабатываются на предприятии и которые направлены на организацию отношений между работодателем и подчиненным, формирование рабочего процесса, создание внутренних и внешних связей и т.д.

В частности, нормативными актами считаются:

приказы и распоряжения руководства;
правила охраны труда и безопасности на производстве;
прочие подобные документы.

Необходимо отметить, что нормативные акты могут иметь временный или постоянный характер, но они всегда действуют строго только в той компании, в которой выпускаются и идут от лица директора или администрации фирмы.

Все внутренние нормативные акты должны разрабатываться строго в соответствии с законодательством Российской Федерации и учитывать интересы как работодателя, так и его подчиненных.

Зачем знакомить работников с локальными нормативными актами

Каждый сотрудник предприятия обязан прочесть все внутренние нормативные акты, действующие в организации.

Это необходимо для того, чтобы сотрудник четко знал правила работы в компании, условия труда, права, обязанности и полномочия свои лично и работодателя.

При возникновении каких-либо вопросов или подозрения на нарушение трудовых прав, работник имеет право проконсультироваться у юрисконсульта организации или стороннего юриста.

Что такое лист ознакомления с локальными нормативными актами

Сведения о том, что сотрудник компании прочел тот или иной нормативный акт вносятся в специальный лист ознакомления .

Этот документ является очень важным, поскольку, в случае, если какие-либо разногласия и конфликты дойдут до трудовой инспекции или суда, он может стать доказательством правоты, причем как со стороны работодателя, так и со стороны подчиненного (в зависимости от того, как развивались события).

Именно поэтому подписи в лист ознакомления следует собирать тщательно и скрупулезно. Недопустимо пропускать кого-либо из работников предприятия, а тем более подделывать их автографы. Если кто-либо из сотрудников по какой-то причине не подписал лист ознакомления с нормативным актом (например, по причине болезни, отпуска или командировки), надо дождаться его возвращения и взять подпись.

На каком этапе происходит ознакомление

Обычно знакомство с большей частью локальных нормативно-правовых актов происходит на этапе трудоустройства работника. Но иногда документы разрабатываются в период текущей деятельности предприятия, и тогда ознакомления происходит после того, как акт будет утвержден руководством компании.

Что будет если не подписать документ

Каждый сотрудник имеет право подписывать тот или иной нормативный акт или отказаться от этого.

Работодатель не может принудить подчиненного к ознакомлению с документом, как не может и наложить за отказ от этого какое-либо дисциплинарное взыскание.

Единственное, что следует учесть сотруднику при нежелании читать нормативный акт и подписывать лист об ознакомлении с ним – то, что в какой-то момент может возникнуть ситуация, в которой информация, изложенная в документе, может оказаться очень полезной.

Кто составляет акт об ознакомлении с нормативным актом

Нормативные акты обычно разрабатываются специалистами юридических отделов или кадровиками, а вот ознакомление с ними может лечь на плечи любого работника организации. Обычно ответственное за это лицо назначается специальным приказом директора предприятия, который в том числе утверждает и сам акт.

Как сформировать документ

Унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов с 2013 года отменены (за некоторым исключением), поэтому лист об ознакомлении с локальными нормативными актами может составляться работниками организации в произвольном виде или по внутреннему шаблону.

Единственное, что при формировании бланка необходимо соблюдать определенную структуру и правила русского языка.

В «шапке » листа следует обозначить:

название предприятия;
наименование документа;
номер, дату и суть нормативного акта, о прочтении которого расписывается работник.

порядковый номер сотрудника;
фамилию-имя-отчество сотрудника;
должность;
дату ознакомления с актом;
подпись.

При необходимости сюда можно добавить и другие столбцы (к примеру, о структурном подразделении, в котором трудится работник или каких-то примечаниях).

Если сотрудников, которых касается нормативный акт много, то для их подписей может потребоваться несколько листов. Все их нужно скрепить (можно при помощи степлера, но лучше суровой нитью) и пронумеровать.

Как оформить документ

Лист ознакомления можно писать на простом листе А4 формата или на фирменном бланке предприятия – это роли не играет, как и то, от руки он будет составлен или на компьютере.

Важно, чтобы документ содержал оригинальные подписи тех сотрудников предприятия, кого он касается.

Заверять бланк печатью организации не обязательно, поскольку начиная с 2016 года юридические лица имеют право не использовать для удостоверения своих бумаг штемпельные изделия (если только иное не прописано в учредительной документации фирмы).

После создания лист надо завизировать в журнале учета внутренних документов.

Хранение бланка

Лист ознакомления с нормативным актом должен лежать в отделе кадров предприятия в отдельной папке вместе с тем документом, которого он касается. Срок его хранения законодательно не ограничен, но, как минимум, весь период действия акта он должен быть цел и невредим.

Согласно ТК РФ, работодатели должны ознакомить сотрудников с локальными нормативными актами при их трудоустройстве и впоследствии - при издании новых документов.

Лист и журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами: понятие

По ст. 68 ТК РФ предприятие несет обязательство ознакомить персонал с локальными нормативными актами , связанными с трудовой деятельностью, под подпись. Есть два варианта, как провести ознакомление сотрудников с локальными нормативными актами:

Печатать листы ознакомления и подкладывать их к соответствующим положениям или приказам. Когда листов несколько, их рекомендуется сшивать между собой и нумеровать, с целью исключения факта утери.
Вести журнал для ознакомления с нормативной локальной документацией персонала.

Лист ознакомления – бумага, в которой персонал проставляет подпись после ознакомления с тем или иным положением , инструкцией и т.п. Его прикладывают к нормативному акту и хранят вместе.

Журнал ознакомления содержит список нормативных актов, ознакомившись с каждым из которых работник ставит подпись и дату. Журнал предназначен для ознакомления большого количества лиц с определенным перечнем документации. Обычно, они ведутся для таких нормативных актов, как: положение об оплате труда, положение о коммерческой тайне, инструкция по охране труда и т. п.

Документ с подписями об ознакомлении требуется для подтверждения факта того, что сотрудник прочитал нормативный акт. Все трудоустроенные граждане должны знать правила работы, условия оплаты труда, свои обязанности и требования по охране труда . При нарушении пунктов нормативных актов и отсутствии подписи об ознакомлении, организация не сможет привлечь работника к ответственности.

Содержание журнала и листа ознакомления

Закон не устанавливает унифицированных бланков оформления листов и журналов для ознакомления трудоустроенных граждан с локальными нормативными документами. Но, рекомендуется включать в них определенный перечень данных:

Наименование организации;

Название документа, дата начала и завершения его заполнения;

Ф.И.О., должность;

Название нормативного акта;

Подпись и дата.

При необходимости в форму допускается вносить дополнительные столбцы.

Журнал ознакомления с локальными нормативными актами, образец заполнения:

Лист ознакомления с локальными нормативными актами, образец заполнения:

Разрабатывать бланки документов об ознакомлении организации вправе самостоятельно. Главное, чтобы они содержали всю необходимую информацию, подтверждающую факт ознакомления трудоустроенных лиц с нормативными документами предприятия. Созданные бланки могут утверждаться отдельными приказами.

Документирование - важный элемент в работе любой организации. Каждый процесс и каждое решение фиксируется в виде соответствующего документа. Работник сталкивается с ними ещё до подписания трудового договора, так как на этапе собеседования ему дают возможность ознакомиться с локальными нормативными актами учреждения, в котором он планирует работать. После изучения будущий сотрудник расписывается в журнале ознакомления ЛНА.

Из этой статьи вы узнаете:

зачем нужен данный журнал;
внешний вид журнала ознакомления с локальными нормативными актами;
заполнение журнала ознакомления с ЛНА.

Зачем нужен данный журнал?

Данный журнал необходим для того, чтоб работодатель или проверяющий из трудовой инспекции в любой момент могли убедиться, что каждый сотрудник ознакомился с тем рядом документов, которые необходимы согласно его должности и/или выполняемым работам. В случае нарушения и/или несчастного случая по вине работника наниматель может предоставить комиссии, занимающейся расследованием дела, журнал ознакомления с локальными нормативными актами, в котором будет указано, что работник был проинформирован соответствующей документацией о правилах выполнения работы, распорядке и других обязательных вещах.

В необходимый минимум, который должен быть отображён в журнале, входят:

штатное расписание работы учреждения (ст. 57 Трудового Кодекса Российской Федерации);
правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56, ст. 189 и ст. 190 ТК РФ);
документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных (п. 8 ст. 86 ТК РФ);
приказы о применении дисциплинарных взысканий (ст. 193 ТК РФ);
график сменности (ст. 103 ТК РФ);
положения по охране труда (ст. 212 ТК РФ);
положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ);
график отпусков (ст. 123).

Внешний вид журнала ознакомления с локальными нормативными актами

Внутренний блок журнала содержит таблицы, разработанные и утверждённые для каждого вида журналов индивидуально, и информацию об ответственных за их заполнение лицах. В состав такой информации входит:

фамилия, имя и отчество ответственного лица;
период действия ответственности;
документ, согласно которому назначен ответственный;
подпись самого ответственного лица.

Заполнение журнала ознакомления с локальными нормативными актами

Журнал заполняет работник, назначенный ответственным за заполнение соответствующим приказом руководителя. Данный приказ и информация об ответственном лице тоже указываются в журнале. При заведении нового журнала на титульном листе указывается дата начала ведения записей.

Организация может иметь журнал с таблицей, утверждённой законодательным документом, а может самостоятельно её разработать. Обязательными элементами таблицы являются:

порядковый номер;
фамилия, имя и отчество сотрудника;
его должность;
наименование структурного подразделения, в котором работает сотрудник;
наименование локального нормативного акта, с которым знакомят сотрудника;
подпись сотрудника, свидетельствующая об ознакомлении;
дата подписания.

Журнал заполняется по мере утверждения документов и знакомства сотрудников с ними. В случае если сотрудник работает удалённо, его можно ознакомить с ЛНА, непосредственно связанным с его работой, путем обмена с ним электронными документами с электронной цифровой подписью (ч. 5 ст. 312.1, ч. 5 ст. 312.2 ТК РФ, ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»). Проконтролировать изучения сотрудниками (под подпись) принимаемые локальные нормативные акты обязан наниматель, потому согласно части 2 статьи 22 Трудового Кодекса Российской Федерации в случае несоблюдения этой обязанности наниматель будет привлечен к административной ответственности по статье 5.27 КоАП Российской Федерации в виде административного штрафа:

должностные лица - в размере от 1000 до 5000 рублей;
юридические лица - от 30000 до 50000 рублей и/или приостановление работы организации на срок до 90 суток.

Вложенные файлы

Журнал учета ознакомления с локальными нормативными актами организации (образец).doc
Приказ об утверждении новой редакции локального документа (образец).doc

Доступно только подписчикам

Журнал учета ознакомления с локальными нормативными актами организации (бланк).doc
Приказ об утверждении новой редакции локального документа (бланк).doc